Gouvernance de l'association

La gouvernance de l'association

Assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle des membres a lieu durant les trente (30) jours précédant la date d'expiration du mandat courant du Conseil d’administration qui en fixe la date, l'heure et le lieu. Un avis de convocation, accompagné d’un projet d’ordre du jour, est adressé à tous les membres au moins dix (10) jours avant la tenue de ladite assemblée.

Assemblée générale spéciale

Le Conseil d'administration ou le cinquième (1/5) des membres réguliers de l’association peut, selon les besoins, convoquer une assemblée générale spéciale aux lieu, date et heure qu'il fixe. Le Secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée et d’infomer tous les membres de la date, de l’heure et du lieu de celle-ci avec un preavis minimal de dix (10) jours .

Le Conseil d'administration procède par résolution, tandis que le cinquième des membres réguliers ou plus, doit produire une réquisition écrite, signée par ce cinquième des membres réguliers ou plus.

L'avis de convocation doit être accompagné du projet d’ordre du jour de ladite assemblée.

Quorum

Le quorum est fixé au 1/5 des membres réguliers en date de la tenue de l’assemblée. Si le quorum n’est pas atteint 30 minutes après l’heure annoncée de début, le Secrétaire ajourne l’assemblée et en convoque une nouvelle à une date ultérieure où les membres réguliers présents constituent le quorum.

Vote

Seuls les membres réguliers ont droit de vote qui ne peut s’exercer qu’en personne sur le lieu de l’assemblée.

L'ordre du jour

A. L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle

Pour toute assemblée générale annuelle, l'ordre du jour doit contenir au minimum les points suivants:

1. Lecture et approbation du procès verbal de la dernière assemblée générale;

2. Présentation et approbation des rapports d'activités et états financiers;

3. Présentation et approbation des règlements nouveaux ou amendés, proposés par le Conseil d'administration depuis la dernière assemblée générale;

4. Élection, s’il y a lieu, des membres du Conseil d'administration.

B. L'ordre du jour de l'assemblée générale, du conseil d'administration ou du conseil exécutif.

L'ordre du jour de toute assemblée ou réunion doit se limiter aux points mentionnés dans le projet d’ordre du jour qui accompagne l'avis de convocation, à l’exception de la rubrique « Divers » qui peut être alimentée séance tenante puisqu’elle ne peut renfermer aucun point à caractère décisionnel.

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

Nombre d'administrateurs

Le Conseil d'administration compte cinq (5) membres réguliers qui agissent tous à titre de bénévoles.

Conditions d'éligibilité

Tout membre régulier peut présenter sa candidature à l’un des différents postes du Conseil d’administration de l’association.

Élection

L’élection des membres du Conseil d'administration doit se dérouler lors d’une assemblée générale annuelle.

Durée des mandats des administrateurs

Le mandat des membres du Conseil d'administration est de deux (2) ans. Pour permettre une continuité dans le fonctionnement du Conseil, pour la premiere élection seulement, trois administrateurs seront élus pour un mandat d’un an. Par la suite tous les mandats seront d’une durée de deux ans.

Vacance de poste

A. Un poste d'administration peut être déclaré vacant par le Conseil d'administration

suite :

i. à la démission formelle de l'un de ses membres,

ii. à l'expulsion de l'un de ses membres, décidée par le Conseil d'administration,

iii. au décès de l'un de ses membres.

B. Lorsque cette vacance survient au cours de l'année, il appartient au Conseil d'administration de choisir, parmi les membres réguliers de l’association, la personne appelée à combler provisoirement le poste vacant pour le reste du mandat jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale annuelle.

Composition et attribution du conseil d'administration

A. Le Conseil d'administration est élu pour administrer toutes les activités de l’association

et il est composé :

- d’un Président;

- d’un Secrétaire;

- d’un Trésorier;

- d’un Délégué chargé des activités socioculturelles;

- d’un Délégué chargé des activités sportives;

B. Le Conseil d'administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des objectifs de l’association, et ce, conformément aux règlements généraux et dans le respect de la loi.

C. Le Conseil d'administration décide de l'engagement de personnel, de l'achat de biens ou de services; il autorise les dépenses; il conclut des contrats et des conventions engageant l’association.

D. Le Conseil d'administration propose à l'assemblée générale un budget.

Réunions du Conseil d'administration

Le Conseil d'administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l’association. C'est le Président, en consultation avec les autres membres du Conseil, qui fixe la date des réunions du Conseil. Le Secrétaire s’occupe de l’envoi de l’avis de convocation qui peut être écrit ou verbal; sauf exception, il doit être transmis aux membres du Conseil au moins deux jours avant la réunion. Si tous les membres du Conseil sont réunis, ils peuvent, s'ils sont d'accord, déclarer qu'il y a réunion officielle du Conseil, auquel cas l'avis de convocation n'est pas nécessaire.

Quorum

Il y a quorum si un minimum des deux tiers (2/3) des membres du Conseil d'administration sont présents (c'est-à-dire un minimum de 4 membres sur 5). Si le quorum n’est pas atteint 30 minutes après l’heure annoncée de début de la réunion, le Secrétaire l’ajourne et en convoque une nouvelle à une date ultérieure où les membres présents constituent le quorum.

LES MEMBRES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le Président

Il préside les réunions du Conseil d'administration et les assemblées générales. Il veille au respect des règlements et à l'exécution des résolutions adoptées par le Conseil d'administration ou par l’assemblée et remplit toutes les charges qui lui sont attribuées durant son mandat par le Conseil d'administration. Il signe, conjointement avec le Secrétaire ou le Trésorier, les documents qui engagent l’association.

Le Secrétaire

Le Secrétaire fait parvenir les avis de convocation aux assemblées de membres et aux réunions du Conseil. Il assure le secrétariat des assemblées et des réunions. Il rédige les procès-verbaux des assemblées et des réunions. Il assure la tenue des livres des procès verbaux et des résolutions, celle des registres des membres et des administrateurs. Il a la garde des archives. Il exerce toutes fonctions qui lui sont attribuées par voie de règlements ou de résolutions. En l'absence du Président, le secrétaire exerce toutes les prérogatives de la présidence. En la présence du Président, le secrétaire le seconde dans ses tâches.

Le Trésorier

Le Trésorier perçoit les cotisations annuelles et délivre s'il y a lieu, les cartes de membres. Il assure la gestion et le suivi du budget. Il propose le budget au Conseil d'administration. Il rédige les états financiers de l’association. Il exerce toutes fonctions qui lui sont attribuées par voie de règlements ou de résolutions.

Les Délégués

Deux membres du Conseil d'administration sont respectivement Délégués aux activités :

- socio-culturelles;

- sportives;